Subir tu tesis al repositorio institucional consiste en entregar un PDF único con texto seleccionable, capturar los metadatos de tu trabajo y firmar una licencia de difusión no exclusiva. En un número creciente de universidades mexicanas ese depósito ya sustituyó al empastado como requisito para cerrar el trámite de titulación.
Es el último paso y el que más gente improvisa, normalmente a contrarreloj y con un archivo que no cumple los requisitos técnicos. Estos son los detalles que conviene resolver antes.
¿Por qué las universidades pasaron al depósito digital?
Por tres razones que también te benefician: elimina el costo de imprimir y empastar varios ejemplares, hace tu trabajo localizable y citable, y genera un registro público con fecha que acredita tu autoría.
El caso más conocido en México es el catálogo TESIUNAM, gestionado por la Dirección General de Bibliotecas y Servicios Digitales de Información de la UNAM, que permite localizar tesis por título, sustentante, asesor o jurado, materia, grado, facultad, programa y año. Ese nivel de indexación es lo que convierte una tesis depositada en un documento consultable en lugar de un ejemplar dormido en un estante.
Qué archivo pide el repositorio
Los requisitos técnicos son bastante uniformes entre instituciones, y el incumplimiento de cualquiera de ellos es motivo de rechazo automático:
| Requisito | Qué se pide | Error frecuente |
|---|---|---|
| Formato | Un solo PDF con el documento completo | Subir capítulos en archivos separados |
| Texto | Seleccionable y buscable | Escanear el documento impreso como imágenes |
| Seguridad | Sin contraseña ni restricciones | Proteger el PDF contra copia «para evitar plagio» |
| Portada y firmas | Incluidas dentro del mismo archivo | Entregarlas aparte |
| Tamaño | Dentro del límite que fije la plataforma | Imágenes sin comprimir que inflan el archivo |
| Nombre del archivo | Según la convención institucional | «tesis final FINAL v3.pdf» |
Dos advertencias sobre esa tabla. La primera: proteger el PDF contra copia es contraproducente y suele rechazarse, porque impide la indexación que hace localizable tu trabajo. La segunda: si tu documento tiene muchas figuras, comprímelas antes de exportar, pero sin bajar de la resolución necesaria para impresión. La configuración correcta del documento está en la guía de cómo formatear tu tesis en Word.
Los metadatos: dedícales quince minutos
Es la parte que todos completan con prisa y la que determina si alguien encontrará tu tesis alguna vez. Te van a pedir título completo, autor, asesor, grado, programa, facultad, año, resumen, palabras clave y a veces clasificación por área de conocimiento.
Tres recomendaciones concretas:
- Escribe tu nombre exactamente igual que en tus otras publicaciones y en tu identificador de autor. Las variantes de nombre fragmentan tu perfil académico.
- Elige palabras clave que alguien buscaría, no las que suenan sofisticadas. Combina el término general y el específico de tu tema.
- Revisa el resumen antes de pegarlo. Es lo único que verá quien encuentre tu ficha en un buscador.
La licencia de difusión: qué estás firmando
Al depositar firmas una autorización de uso, no una cesión de derechos. Se trata de una licencia no exclusiva: autorizas a la universidad a alojar tu obra y darle acceso, mientras tú conservas la titularidad y puedes publicarla después en otro formato.
Léela de todos modos, porque varía. Fíjate en qué usos autorizas —consulta, descarga, reproducción parcial con fines académicos—, si es indefinida o revocable, y si el formulario te deja elegir entre distintos tipos de licencia abierta. Si te ofrecen esa opción, elige la que corresponda a lo que realmente quieres permitir, no la primera de la lista.
Ese depósito, además, funciona como respaldo de tu autoría frente a un uso indebido posterior: crea un registro público con fecha, identificador estable y tu nombre asociado a la obra. Por qué eso importa está explicado en la guía sobre la autoría de tu tesis si tu asesor la publica sin ti.
Cuándo pedir embargo o acceso restringido
No toda tesis puede ser pública de inmediato, y los repositorios lo contemplan. El embargo restringe el acceso al texto completo durante un periodo definido, manteniendo visible la ficha con los metadatos.
Las causas que suelen aceptarse:
- Datos confidenciales de una organización que autorizó su uso solo para fines académicos.
- Información personal sensible de participantes, cuando la anonimización no es suficiente.
- Trámite de patente o registro en curso sobre un desarrollo descrito en la tesis.
- Publicación pendiente en una revista con política restrictiva sobre difusión previa.
Dos reglas sobre el embargo: se solicita al depositar, no después, y normalmente requiere justificación por escrito con el respaldo de tu asesor. Si tu caso encaja en alguna de esas causas, prepara la solicitud junto con el archivo.
¿Depositar impide publicar después?
En la mayoría de los casos no. Las revistas suelen distinguir con claridad entre una tesis depositada en un repositorio institucional y un artículo previamente publicado, precisamente porque el depósito es un requisito de titulación y no un acto editorial.
Dicho esto, algunas editoriales mantienen políticas restrictivas sobre difusión previa. Si tu plan es convertir la tesis en artículo, revisa la política de la revista antes de someter el manuscrito y, si hay conflicto, solicita el embargo al depositar. Es exactamente el escenario para el que existe esa figura.
El trámite, en orden
- Confirma que tu versión es la definitiva, con todas las correcciones de los sinodales integradas. Sustituir un archivo ya depositado es engorroso y en algunas plataformas imposible.
- Genera el PDF cumpliendo los requisitos técnicos de la tabla anterior.
- Reúne la documentación: acta de examen o voto aprobatorio, identificación y el formato de autorización firmado.
- Captura los metadatos con calma.
- Sube el archivo y solicita embargo si corresponde.
- Espera la validación del personal de biblioteca, que revisa formato y metadatos antes de publicar la ficha.
- Guarda el comprobante y la URL definitiva. Ese enlace es el que usarás en tu currículum y el que permite que otros te citen correctamente.
Ese último punto tiene una utilidad concreta: con la URL estable, cualquiera puede referenciarte con el formato adecuado, que describe la guía de cómo citar una tesis en APA 7.
Dónde encaja esto en tu trámite de titulación
El depósito es de los últimos pasos, posterior al examen profesional, y en varias instituciones condiciona la entrega del título. Cada universidad lo ubica en un punto distinto de su procedimiento: los pasos completos están detallados para cada caso en las guías de requisitos de titulación en la UNAM, requisitos de titulación en el IPN y titulación en la UAM.
Una recomendación final: pregunta el requisito del repositorio antes de imprimir cualquier ejemplar. Más de un egresado ha pagado empastados que su facultad ya no solicitaba.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio subir la tesis al repositorio institucional?
En un número creciente de universidades mexicanas sí, y el depósito digital ha sustituido total o parcialmente a la entrega de ejemplares empastados como requisito para liberar el trámite de titulación. Verifica en tu coordinación si en tu caso es obligatorio, opcional o si además se piden ejemplares impresos.
¿Qué formato de archivo piden los repositorios?
Casi siempre un único PDF con el documento completo, con el texto seleccionable y no como imágenes escaneadas, sin contraseña ni restricciones de impresión, y frecuentemente con un límite de tamaño. Muchas instituciones piden también que la portada y las hojas de firmas estén incluidas dentro del mismo archivo.
¿Puedo pedir que mi tesis no sea pública?
En general sí, mediante una solicitud de embargo o de acceso restringido por un periodo determinado. Se concede con causa justificada: datos confidenciales de una empresa, información personal sensible, un trámite de patente en curso o una publicación pendiente. Se solicita al depositar, no después, y suele requerir el respaldo de tu asesor.
¿Qué licencia firmo al depositar mi tesis?
Una licencia de difusión no exclusiva: autorizas a la universidad a alojar y dar acceso a tu obra sin cederle la titularidad. Conservas tus derechos como autor y puedes publicarla después en otro formato. Lee qué usos autorizas exactamente y, si el formato ofrece opciones de licencia abierta, elige la que corresponda a lo que quieres permitir.
¿Subir mi tesis al repositorio impide publicarla como artículo?
En la mayoría de los casos no: las revistas suelen distinguir entre una tesis depositada y un artículo previamente publicado. Aun así, algunas editoriales tienen políticas restrictivas sobre publicación previa, así que conviene revisarlas antes de someter el manuscrito y, si hay conflicto, solicitar un periodo de embargo al depositar.