Terminaste, te titulaste y en tu computadora quedan una carpeta con 132 cuestionarios escaneados, una base de datos, tres versiones del análisis y una lista de participantes con nombres. ¿Cuánto tiempo tienes que guardar todo eso? ¿Y qué de todo eso deberías destruir?
Es una obligación terminal que casi ningún reglamento de titulación explica y que nadie te pregunta hasta el día que hay un problema. La respuesta corta es que no hay un solo plazo: hay tres relojes distintos corriendo al mismo tiempo, y empiezan en momentos diferentes.
Primero, la pregunta que sí importa
La Oficina de Integridad de la Investigación de Estados Unidos lo plantea con una claridad que vale copiar: uno oye seguido que los registros deben conservarse «tres años», y en esa frase hay «apenas la verdad suficiente para meterte en un problema serio». La pregunta clave, dice, es «¿tres años desde cuándo?». En su propio ejemplo, una regla cuenta desde la entrega del informe financiero final y otra desde la entrega de todos los informes requeridos, lo que puede desplazar la fecha varios meses.
Traducido a una tesis: el error no es equivocarte de número de años, es no saber desde qué evento se cuentan. Por eso conviene identificar tus tres relojes antes que tu plazo.
Reloj 1: la evidencia que sustenta tu resultado
Es el plazo largo y el que casi nadie conoce. El Comité Internacional de Editores de Revistas Médicas (ICMJE) sostiene que los investigadores tienen el deber de mantener los datos primarios y los procedimientos analíticos que sustentan los resultados publicados durante al menos diez años, y recomienda preservarlos en un repositorio de datos para asegurar su disponibilidad a largo plazo.
Diez años suena exagerado para una tesis de licenciatura, hasta que aparece el escenario real: alguien no logra replicar tu resultado, o una cifra tuya es citada y cuestionada, o tu asesor publica un artículo derivado de tu tesis. En los tres casos, la única defensa posible es el archivo original. Sin él, la discusión se vuelve tu palabra contra la sospecha, que es exactamente el terreno donde se resuelven mal los casos de presunta fabricación y falsificación de datos.
El Código Europeo de Conducta para la Integridad en la Investigación de ALLEA, en su edición revisada de 2023, no fija un número pero sí una obligación: los investigadores y las instituciones deben garantizar «una gestión, conservación y preservación de todos los datos, metadatos, protocolos, código, software y otros materiales de investigación durante un período razonable y claramente establecido». Fíjate en el alcance de esa lista: no son solo «los datos». Y fíjate en la exigencia de que el periodo esté claramente establecido: si nadie te dio uno, te toca a ti fijarlo y escribirlo.
Reloj 2: el plazo de tu institución o de tu financiador
Es el que manda legalmente y el que casi nunca se consulta. Si tu tesis se hizo con una beca, dentro de un proyecto registrado o con dictamen de un comité de ética, es muy probable que exista un plazo institucional escrito en algún lado: el reglamento de investigación, la carta de aceptación del proyecto o el propio dictamen.
Dónde buscarlo, en este orden: el dictamen del comité de ética —muchos fijan un plazo de resguardo explícito—, el reglamento de posgrado o de investigación de tu facultad, y las condiciones del apoyo si hubo financiamiento. Si tu trabajo fue dentro de una organización, el compromiso puede ir en el convenio, tema que se aborda en tesis con datos de la empresa.
Regla práctica: cuando dos plazos compiten, gana el más largo para el archivo analítico y el más corto para los datos personales. Nunca al revés.
Reloj 3: los datos personales, que van aparte
Este es el que más gente confunde, porque intuitivamente parece que «los datos» son una sola cosa. No lo son. La información que permite identificar a una persona —nombres, correos, teléfonos, matrículas, grabaciones de voz, videos, firmas— se rige por la finalidad que tú declaraste, no por el plazo científico.
Esa finalidad está escrita en dos documentos que ya firmaste: el aviso de privacidad y el consentimiento informado. Si ahí dijiste que los audios se usarían «únicamente para la transcripción y se eliminarían al concluir la investigación», eliminarlos no es opcional: es la obligación que asumiste. Conservarlos «por si acaso» es incumplir tu propio compromiso.
La salida técnica que resuelve casi todos los casos es separar en dos: anonimiza el archivo analítico y destruye la clave de identificación. Conservas diez años una base que ya no identifica a nadie y cumples el plazo corto con los datos que sí lo hacían. Cómo se hace esa separación sin romper el análisis está en cómo anonimizar los datos personales de tu tesis.
Qué conservar exactamente
| Material | ¿Se conserva? | Por qué |
|---|---|---|
| Datos crudos, sin editar | Sí, es lo primero | Es la única evidencia de que tus números existieron antes de tu análisis |
| Base limpia y lista para analizar | Sí | Es la que reproduce tus tablas |
| Bitácora de limpieza y decisiones | Sí | Explica la distancia entre las dos anteriores, incluido el tratamiento de los datos faltantes |
| Sintaxis, código o pasos del análisis | Sí | ALLEA lo nombra explícitamente junto con los datos |
| Instrumentos aplicados en su versión final | Sí | Sin el cuestionario, las variables no significan nada |
| Dictamen de ética y oficios de permiso | Sí | Acredita que el trabajo de campo fue autorizado |
| Consentimientos firmados | Según lo pactado | Suelen conservarse aparte y bajo llave, no con el análisis |
| Lista que vincula nombres con códigos | Se destruye al cumplir su finalidad | Es la pieza que convierte una base anónima en identificable |
| Audios y videos originales | Según lo pactado | Casi siempre se eliminan tras la transcripción y su verificación |
Un detalle que ahorra disgustos: guarda los archivos en formatos abiertos y estables. Un CSV se va a poder abrir en diez años; el archivo nativo de la versión 2026 de un programa de pago, quizá no. Y acompaña la carpeta de un archivo de texto plano que explique qué es cada cosa: el lector futuro más probable eres tú, dentro de ocho años, sin recordar nada.
Dónde guardarlo
La regla clásica de respaldo sigue siendo la mejor: tres copias, en dos medios distintos, una de ellas fuera de tu casa. Con dos advertencias específicas para datos de investigación:
- Si el archivo contiene datos personales, no lo subas a una nube personal compartida. Cíframelo o consérvalo en un medio bajo tu control físico. Un enlace abierto a una carpeta con nombres de participantes es la fuga más común y la más fácil de evitar.
- Si el archivo ya está anonimizado y no hay impedimento contractual, considera depositarlo. Un conjunto de datos citable suma a tu trabajo y hace verificable tu resultado; es la recomendación explícita del ICMJE. La lógica de por qué conviene, con el panorama del acceso abierto en México, aplica igual a los datos que a los textos, y el trámite del documento en sí está en cómo subir tu tesis al repositorio institucional.
Cómo destruir bien
Destruir no es arrastrar a la papelera. Para archivos digitales, eliminar de forma segura y vaciar también las copias de respaldo y las versiones sincronizadas —que es donde sobrevive lo que creíste borrado—. Para papel, triturado, no basura. Y en ambos casos, deja constancia: una nota fechada que diga qué se destruyó, cuándo y con qué método. Es media línea de esfuerzo y es la diferencia entre «cumplí lo que prometí» y «no sé qué pasó con eso».
El párrafo que va en tu tesis
Este apartado normalmente vive al final de la metodología o en las consideraciones éticas, y es de los que un lector atento busca:
«Los datos crudos, la base depurada, la sintaxis de análisis y los instrumentos aplicados se conservarán por un periodo de cinco años a partir de la aprobación de este trabajo, en un dispositivo cifrado bajo resguardo del autor, con respaldo en un segundo medio. La lista que vincula los códigos de participante con sus datos de identificación se destruyó una vez concluida la captura, conforme a lo señalado en el consentimiento informado; los audios de las entrevistas se eliminaron tras verificar sus transcripciones. Los datos anonimizados podrán ponerse a disposición de otros investigadores previa solicitud razonada al autor.»
Ajusta el plazo al que fije tu institución y la frase final a lo que realmente estés dispuesto a hacer. Lo que no se ajusta es la estructura: qué se conserva, cuánto, dónde, qué se destruyó y bajo qué compromiso. Si tu tesis sigue una guía de reporte específica, revisa también qué te exige en materia de disponibilidad de datos en guías de reporte para tesis.
Redactar bien ese apartado toma diez minutos y cierra una pregunta que, si no está escrita, alguien va a hacer en voz alta. Tesify te ayuda a estructurar esas secciones finales con tus propios datos; los compromisos que asumas en ellas, y cumplirlos, siguen siendo tuyos.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos años debo conservar los datos de mi tesis?
No hay un número único. El ICMJE sostiene que los datos primarios y los procedimientos analíticos que sustentan resultados publicados deben mantenerse al menos diez años. El código ALLEA de 2023 exige un periodo «razonable y claramente establecido». Si tu institución fija un plazo propio, ese es el que aplica.
¿Puedo borrar todo en cuanto me titulo?
No conviene. Si alguien cuestiona un resultado, el archivo original es tu única defensa. Y si de tu tesis sale un artículo, el reloj de la conservación se reinicia con esa publicación, no con tu examen profesional.
¿Los datos personales de los participantes se conservan igual?
No. Tienen un plazo propio, limitado a la finalidad que declaraste en el aviso de privacidad y en el consentimiento informado. Cumplida esa finalidad, corresponde anonimizar o destruir, aunque conserves el resto del archivo analítico.
¿Qué tengo que conservar exactamente?
Datos crudos, base limpia, bitácora de limpieza, sintaxis o código de análisis, instrumentos aplicados, dictamen de ética y los permisos obtenidos. Con ese conjunto cualquiera puede reconstruir tu resultado desde cero.
¿Sirve dejar los archivos en una nube personal?
Como respaldo sí, pero no como único resguardo si hay datos personales. Un enlace compartido por error es la fuga más frecuente. Cifra el contenido sensible y ten al menos una copia en un medio bajo tu control.
¿Y si perdí los datos crudos?
Decláralo antes de que alguien lo descubra. Explica qué se perdió, cómo y qué sigue existiendo. Un dato perdido y reportado es un incidente; un dato perdido y ocultado, cuando alguien pide verlo, se lee como algo bastante peor.